Uw privacy

Uw privacy

Uw privacy is belangrijk voor ons. Het betekent dat we uw gegevens veilig opslaan en zorgen dat ze goed beschermd blijven. We laten u ook weten wat we met uw gegevens doen wanneer we ze respectvol gebruiken om u beter van dienst te kunnen zijn.

We vertrekken vanuit het principe dat iedereen controle heeft over zijn of haar persoonsgegevens en iedereen het recht heeft om die niet of niet langer met ons te delen. In deze Privacyverklaring staat welke persoonlijke gegevens we van u kunnen verzamelen, hoe we die gegevens gebruiken en met wie we ze eventueel delen. We leggen uit wat we doen om uw privacy te beschermen, hoe u inspraak heeft en welke controles worden uitgevoerd op de naleving van deze verklaring.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op het verzamelen, beheren, gebruiken en delen van uw gegevens door HYSOPT, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0541.792.312. Deze Privacyverklaring moet samen met ons cookiebeleid gezien worden. We kunnen op elk moment onze Privacyverklaring aanpassen, communiceren daarover via onze website www.hysopt.com en stellen ook daar de meest recente versie ter beschikking. Deze Privacyverklaring werd nagekeken en laatst aangepast op 18 mei 2018.

Onze contactgegevens:
Hydronic System Optimisation, HYSOPT
Bredabaan 837
2170 Antwerpen (Merksem), België
info@hysopt.com
telefoon 03 298 16 30

Wanneer is deze verklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze websites, contact heeft met onze verkoop- en promotiemedewerkers of bij ons solliciteert. Door onze websites te bezoeken, contact te hebben met onze verkoop- en promotiemedewerkers of te solliciteren, geeft u ons de toestemming om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken zoals in deze Privacyverklaring beschreven is.

Wanneer u onze websites onrechtmatig zou gebruiken, behouden we onszelf het recht voor om uw gegevens te verwerken. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer u de voorwaarden of eigendomsrechten zou schenden of de veiligheid van onze websites of onze dienstverlening zou bedreigen.

Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen uw gegevens om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, te verbeteren en u te informeren over onze activiteiten, onze promoties of door u aangekochte producten en diensten. U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons door – bijvoorbeeld via formulieren op onze website, met uw visitekaartje, bij uw bestellingen of in uw e-mailverkeer met ons, of we verkrijgen een deel van de gegevens via bedrijven in adressenhandel die uw gegevens aanvullen met informatie die ze ons mogen doorgeven, of we verkrijgen deze gegevens via cookies op onze websites.

We onderscheiden verschillende types persoonsgegevens. Ze laten ons toe om onze producten en diensten voor te stellen en aan te bieden:
– Gebruikersgegevens: hiermee kunnen we u identificeren of contact met u opnemen. Bijvoorbeeld: uw naam, uw adres, uw telefoonnummers, uw taalvoorkeur, uw geslacht, uw e-mailadressen, uw contactgegevens op sociale media;
– Gebruiksgegevens: informatie over interacties, zoals uw deelname aan onze acties en uw gebruik van onze websites;
– Verkeersgegevens: deze technische gegevens hebben we nodig om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen, zoals uw IP-adres;
– Gevoelige gegevens: we verwerken geen gevoelige gegevens.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens om verschillende redenen, waarbij we telkens alleen de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om ons doel te bereiken. Met uw toestemming, voor zover die vereist is, verzamelen we persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

– Om uw aanvragen over onze producten en diensten in behandeling te nemen.
Als u onze websites bezoekt of contact heeft met onze verkoop- en promotiemedewerkers om informatie te verzamelen of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we uw adresgegevens nodig. Alle informatie die we dan over u ontvangen, gebruiken we om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze die u aangeeft.

– Om u de beste service aan te bieden.
We houden uw gegevens bij om onze klantenservice te verbeteren. Willen we onze producten en diensten correct opzetten, onderhouden en ondersteunen, dan hebben we die gegevens nodig. Op die manier kunnen we u ook contacteren voor de volgende stap in onze samenwerking of om feedback over onze diensten te vragen. Zijn er technische problemen of storingen van onze kant uit, dan moeten we u daarvan op de hoogte kunnen brengen.

– Om u te informeren over onze producten, diensten en activiteiten.
We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen of om een profiel over u op te maken zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. We gebruiken uw gegevens ook voor de nieuwsbrieven waarvoor u intekent. U zal alleen communicatie per e-mail ontvangen als u hiervoor uw expliciete toestemming heeft gegeven, voor zover die vereist is. We kunnen ook uw surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij uw wensen past. Dit doen we door uw bezoeken te registreren, met de activiteiten die er plaatsvinden. Denk aan het bekijken van pagina’s of op links klikken. Zo kunnen we u ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die u zoekt.

– Om uw sollicitatie-aanvraag te behandelen.
Als u bij ons solliciteert, dan hebben we uw contactgegevens nodig en informatie over uw loopbaan om contact met u te nemen en uw sollicitatie op te volgen. Uw sollicitatiegegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben. Op geen enkel moment delen we uw sollicitatiegegevens met ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van ons bedrijf of onze groep, tenzij u daar expliciet mee instemt.

Door wie worden uw gegevens beheerd?

Alle persoonsgegevens worden beheerd door HYSOPT. Binnen HYSOPT zijn de gegevens alleen toegankelijk voor personen die daar in functie van hun taken toegang toe moeten hebben.

We doen beroep op externe verwerkers. Dit houdt onder meer in dat we voor bepaalde taken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden als we daar zelf de middelen niet voor hebben. Indien we dat doen, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. We leggen dit steeds contractueel vast met de verwerkers. Zo zal een verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens gewist worden van zodra een verwerker z’n opdracht heeft voltooid.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen zoals dochter- en zusterbedrijven, voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze Privacyverklaring. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken we met derde partijen of schakelen we onderaannemers in. De doorgifte van uw gegevens gebeurt alleen voor dezelfde doelen als bij HYSOPT zelf. We zien erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig en respectvol beheren.

In sommige gevallen gebruiken we anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren we uw gegevens aan ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van ons bedrijf of onze groep. We beschouwen uw gegevens als vertrouwelijke informatie.

Indien we op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, vragen we uw uitdrukkelijke toestemming. U hebt ook steeds de mogelijkheid tot verzet.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

We beschermen uw persoonsgegevens en privacy maximaal. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. We hebben personen in dienst die instaan voor de veiligheid van onze infrastructuur en we nemen gespecialiseerde diensten af die zorgen voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Bovendien gebruiken we allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mocht er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Onze websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring vallen. Dat geldt onder meer als u embedded video’s van YouTube bekijkt. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevens inkijken, corrigeren of laten verwijderen?

U heeft het recht op toegang tot uw gegevens. U kunt ons vragen of we persoonsgegevens van u verwerken; waarvoor we die verwerken; welke categorieën gegevens we verwerken; met welke categorieën van derden we uw persoonsgegevens delen; wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en welke logica we gebruiken als we bepaalde persoonsgegevens automatisch zouden verwerken.

Uw recht op toegang kan u schriftelijk uitoefenen, ter attentie van HYSOPT, Bredabaan 837, 2170 Antwerpen of per e-mail naar info@hysopt.com. We hebben 30 dagen om uw aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer we uw aanvraag schriftelijk hebben ontvangen en alle vereiste informatie om aan uw aanvraag te voldoen in handen hebben.

Om uw recht van toegang uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kunnen we u om een bewijs van uw identiteit vragen.

U heeft ook het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Daarvoor kan u ons steeds contacteren via e-mail of per post. We zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijk vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen. Houd er rekening mee dat we u soms, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. We kunnen ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld omdat we wettelijk verplicht zijn gegevens voor een bepaalde periode bij te houden. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken we u om ons elke wijziging te melden.

Geen direct marketing?

U heeft altijd het recht om u, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. U kunt daarvoor altijd contact opnemen met ons via e-mail of per post.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. We mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens volledig geanonimiseerd of verwijderd. Gebruikersgegevens verwerken we voor maximaal tien jaar of tot tien jaar na het laatste operationele klantencontact tussen ons, voor Verkeersgegevens is dat maximaal 26 maand.

Vragen?

Heeft u vragen over ons privacybeleid of wilt u ons contacteren om uw gegevens te wijzigen, dan staan we altijd klaar om een passend antwoord te bieden. U kan ons via e-mail, schriftelijk of telefonisch bereiken via onderstaande contactgegevens. Via deze weg kunt u ook een klacht indienen die we zo snel mogelijk correct behandelen. Indien u niet tevreden zou zijn over onze reactie, kunt u ook terecht bij de overheid en meer bepaald bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De contactgegevens staan op hun website.

Onze contactinformatie:
info@hysopt.com
HYSOPT, Bredabaan 837, 2170 Antwerpen
telefoon 03 298 16 30